自営業(個人事業)の帳簿書類や領収書の保存期間は?保管方法の実例も紹介

確定申告書類ファイル

自営業妻コミィです。青色申告を自力でやっています。確定申告が終わると1年分の帳簿書類をひとまとめにするのですが、その後の保管は悩みながら工夫している最中です。

自営業の確定申告書や帳簿、領収書などは、今のところすべてを保存しているのですが、もうそろそろ保管場所がいっぱいになってきました。

帳簿書類からは、わが家の自営業の歩みが分かりますから、出来るだけ残しておきたい気持ちもあります。しかし、どう考えても「これって、もういらない」と思うものもあります。

そこで、自営業(個人事業主)の帳簿書類の保存期間や保管方法についてまとめてみました。

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個人事業主の帳簿書類の保存期間は?

帳簿のファイリング

個人事業主の場合、帳簿や領収書の保存期間は7年のものと5年のものがあります。法人になると10年というのもあるようです。

保存が必要なもの 保存期間
帳簿書類 総勘定元帳
現金出納帳
預金出納帳
預金出納帳
売掛帳
買い加計町
固定資産台帳など
7年
決算関連書類 確定申告書
決算書
棚卸表など
現金預金取引関係書類 預貯金通帳
領収書
小切手控
借用書など
その他の書類 請求書
見積書
契約書
納品書など
5年

国税庁のホームページにも表が載っていました。
 パンフレット「暮らしの税情報」(平成29年度版)の該当ページへリンク

主に私が管理している確定申告関連の書類は7年です。夫が管理している仕入れ先(材料屋)の納品書や、取引先への見積書は5年になります。

5年のものは少ないですし請求書など判断に迷うものもあります。とりあえず、なんでも最低7年は保管しておくことにしました。

確定申告の期限が基準になっているそうなので、H30年3月15日締めきりの確定申告書類(H29年分)は7年後のH37年3月まで保管が必要です。

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わが家の帳簿書類の保管方法はは?

帳簿ファイル保存用

確定申告に使った書類を保管するときには、年ごとに1冊にまとめています。ファイルはよく見かける紙のファイルです。グリーンがお気に入り。

青色申告用の帳簿ソフトを使っているので紙の帳簿は実際にはなくて、データ保存(バックアップ)になります。

私は税理士さんのアドバイスに従って総勘定元帳は紙にプリントアウト。総勘定元帳は枚数が多いのでまとめて封筒に入れて保管しています。

ファイリングの流れ

1年ごとにまとめているのは、確定申告書・経費にした領収書・クレジットカード明細・税金の納付書・生命保険控除書類などです。確定申告の時に使ったものは何でも一緒にまとめています。

確定申告までは2穴リングファイルを使っています。このファイルだと書類の出し入れがしやすく、順番が変更しやすいからです。

二穴リングファイル

A4サイズのものは穴をあけてそのままファイリングしますが、小さいサイズのものは色付きのコピー用紙を台紙にして貼り付けてからファイリングします。

夫は経費にした領収書はスクラップブックに貼り付けていましたが、スクラップブックよりも色付きコピー用紙のほうが安いですし、ページを足したり順番を変えたりできます。

経費にした領収書だけでなく、税金の納付書や生命保険控除のハガキなど、なんでも色付きコピー用紙を台紙にして貼ってしまいます。

見た目はあまりスマートではありませんが、後から探し物がしやすいですし、行方不明になることがありません。

確定申告書だけクリアファイルにまとめてみたり、税金の請求書と納付書だけ別のファイルにしてみたり、いくつか方法を試してみました。

ファイルの種類が増えてくると、ファイリング自体が面倒になったり、1年分だけ行方不明のものが出てきて捜しまわったりと、うまく続きませんでした。

特にクリアファイルはポケットの出し入れがしやすいので、参照した後に元に戻さないということ多く、書類が行方不明になる原因になりました。

確定申告が終わったら、1年分をなんでもA4サイズの台紙に貼って、ひとまとめにしておくという大雑把なファイリングに落ち着いています。

ファイリングのポイントは1種類1枚の台紙を使うこと。低コストのコピー用紙なので、小さなレシート1枚しか貼っていなくても気にしません。

確定申告後は書類の順番と整えて、紙のファイルに移動させてラベリングです。

ラベリング

この見出しラベルは手抜きをして手書きです。表紙はテプラを使って見ためを整えています。

2穴ファイルから紙のファイルに移すのは、紙のファイルのほうがコンパクトになって、なおかつ安いからです(笑)。

まとめ

自営業の帳簿書類は1年ごとにまとめておくというのが基本です。

夫が管理している納品書や請求書は、取引先ごとに分けてファイリングしています。ファイルがいっぱいになると次のファイルにするので年ごとには分けていませんが、取引先ごとのほうが後から探しやすいようです。

会社員をしていた頃は1年分の帳簿書類だけでも段ボール何箱かに分けて保管していました。わが家は小さな自営業ですので、お金関係の書類は1冊のファイルにまとめることができています。

今は紙のファイルですが、2穴ファイルのほうがたくさんファイリングできますし、厚みの種類も多いです。商売が繁盛して1年分の書類が分厚くなったら、保管にも2穴リングファイルを使いたいと思っています(笑)。

時間がない方は、領収書を台紙(コピー用紙)に貼るる作業は面倒かもしれません。その時には蛇腹ファイルに入れておくだけでも、後から探しやすくなります。

領収書ファイル

私が台紙に貼る作業をしているのは、後から見直したり、探しやすいからです。楽にできる方法を工夫して、帳簿書類の整理整頓に心がけていきたいと思います。

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