勘定科目に補助科目を設定しよう!無駄遣いを監視して経費削減につなげる

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わが家では帳簿つけには「やよいの青色申告」を使用しています。確定申告は仕事の利益や経費のことなど、1年に一度振り返る良い機会です。

会計ソフトを確定申告用と割り切ってしまうのはもったいないので、今後の仕事に活かせるように利用していきたいと思っています。

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補助科目の必要性を実感

私も最初は会計ソフトに用意されている勘定科目に支出を振り分けるだけで精一杯。補助科目は利用していませんでした。

税務署主催の会計ソフトパソコンセミナーを受けたときのテキストに、「補助科目は作りすぎると入力が大変になることがある」とアドバイスが載っていました。補助科目について最初は作るつもりもなかったのです。

1年間の支出を振り替えるため、年間推移を出してみました。勘定科目だけだと確定申告には十分だけど、経費を節約するために利用するのには物足りないと思うように。

例えば家計管理でも水道光熱費として合計金額をだすよりも、ガス代・電気代・水道代と個別に考えたほうが、何を使いすぎているのかがはっきりします。大きく予算に収まっていればOKということもありますが、節約したいと思ったら、個別に見直すことが必須となります。

節約したい勘定科目に補助科目を設定する

私が節約したいと思っている勘定科目「接待交際費」について補助科目を作ってみました。

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・ゴルフ代    夫が仕事仲間と行くゴルフ代。
・ゴルフ場利用税  ゴルフ場利用税は非課税なので一枚の領収書から別々に入力します。面倒です。
・食事代      アルバイトを頼んだときのお昼代や飲み会代。
・贈答品      お中元やお歳暮。
・その他      慶弔費など。お金を包んだ場合には非課税なので、税区分も変更して入力。 

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わが家の接待交際費は他の勘定科目と比べて、とても大きな支出になっています。夫の浪費癖のせいです(苦笑)。

私はこれを節約したいと思ったので、細かく補助科目を設定しました。こうすれば、補助科目ごとの小計が出てくるので、「ゴルフ代を使いすぎているなぁ」とか「今年は飲み会がすくないなぁ」とか把握できます。勘定科目をこんなに細かく分けて入力が大変では?と思うかたも多いはず。

わが家は一人親方の小さな自営業なので、使う勘定科目がとても少ないのです。会計ソフトに用意されている勘定科目の一部しか使用しません。ですから、一つの勘定科目を細かく分けてもそれほど入力は大変ではありません。

何しろ、節約につなげるためですから、これぐらいの労力は気にしません。

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家事按分のためにも補助科目は必要です

事業と家事で共用している部分がある場合に、事業と家事の割合を設定してすることです。これで家事費用を必要経費から除外していきます。わが家は自宅と事務所や倉庫が一緒になっている上、一人親方なので、仕事と個人の支出をキレイに分けることが難しい。そこで、この家事按分が必要になります。

私は家事按分が必要な経費を分けて帳簿付けしていなかったので、家事按分をするために入力しなおすことになってしまいました(涙)。

会計ソフトでは家事按分はとても簡単。事業80%、家事20%などと数値を入力するだけで計算してくれるので便利ですよ。消耗品費にはわが家ではガソリン代・文具代・工具代・作業着代が該当します。ガソリン代はプライベートでも使うため家事按分をするのですが、消耗品費でまとめて入力していたのでガソリン代の分だけ家事按分を入力できなかたのです。

補助科目を設定しておけば、ガソリン代だけ家事按分をすることができます。ガソリン代は経費の中でもメインのものです。車を使う事業でガソリン代が多い方は消耗品費に入れるのではなく、車費という勘定科目を作って、ガソリン代や車検代、整備代を補助科目とするといいかもしれませんね。勘定科目は自分で作って追加できますから。

勘定科目のなかに補助科目を設定した場合、「その他」も作っておくと、年間推移を出したときに数値が把握しやすくなりますよ。支出の内容が補助科目に該当しなかった場合、補助科目をいれずに入力することも可能です。でも、そうすると、補助科目ごとの合計と勘定科目の合計が合わなくなるのです。
確定申告では問題ないのですが、経費の節税のために利用するには分かりにくいと思います。

補助科目に「その他」をつくっておけば、迷ったときにも便利ですし、補助科目ごとの金額を比較するときにも役立つと思います。

補助科目で売り上げも管理しています

最後に、補助科目のオーソドックスな使い方としては、売上高を取引先ごとに分けるために使う方法があります。決まった取引先がある場合など、A社・B社・C社と補助科目を作っておけば、取引先ごとの売上げを比較することができます。

私は夫の仕事内容まで把握しているわけではないので、この入力した結果を見て、ここは仕事が減っているなぁとか、最近たくさん仕事をくれるなぁとか分かります。

入力後にマメに夫にその内容を伝えると、自然に仕事関係の深い会話ができて、この先の仕事のやり方とか方向性を夫が話してくれたりします。

この会話を経営戦略会議というのは大げさだけど、わが家にとっては大切な機会です。夫婦で家業について真剣に話す機会はお金に困ったときばかりで、険悪なムードのときがほとんど。冷静に話せるのは貴重ですから。

このデータを元にエクセルでグラフを作ったことがありましたが面倒で続きませんでした(苦笑)夫と話をするには筋だけでなくグラフがあった方が分かりやすいです。

最近のクラウド型のソフトだとグラフが作りやすいのでおすすめです。

↓ こんなレポートが出せます。

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仕入高に関しても同じですね。わが家は売上高は上位5社ぐらいを登録して、それ以外はその他でまとめて摘要欄に会社名を入力しています。仕入先はメイン2社とその他を登録しています。補助科目を使いこなすことは、経費の節約や今後の経営につながります。

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